How to create Event : Start Up

ในสังคมทุกวันนี้เต็มไปด้วยเหล่าสตาร์ทอัพน้อยใหญ่กระจายตัวอยู่แทบทุกวงการ แน่นอนเมื่อคนกลุ่มนี้มีเยอะขึ้น ก็ย่อมเกิดอีเวนท์หรือกิจกรรมต่าง ๆ  ขึ้นมาเพื่อรองรับกิจกรรมต่าง ๆ ของพวกเขา ทั้งในรูปแบบงานระดมทุนจากแหล่งเงินทุน รูปแบบโชว์เคสไอเดีย หรือการจัดแสดงงานระดมวิสัยทัศน์ด้วยการรวมสตาร์ทอัพชื่อดังมาพูด หรือจัดเวิร์คชอปให้กับคนรุ่นใหม่

 

ซึ่งอีเวนท์ที่เกิดขึ้นในสังคมสตาร์อัพนั้น ส่วนใหญ่เหล่าสตาร์ทอัพจะเป็นคนจัดเอง ประชาสัมพันธ์งานเอง คิดคอนเทนต์เอง เรียกว่าทำเองแทบจะทั้งกระบวนการ ทั้งที่ตัวเองไม่ใช่มือโปรฯ ซึ่งบางครั้งก็อาจมีการจัดการบางอย่างที่ติดขัด อึดอัดรำคาญใจ ไม่ราบรื่น มากบ้างน้อยบ้างแล้วแต่กรณีและสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

เพื่อเป็นการเปิดคอลัมน์ Management Know How  ฉบับนี้ เราเลยอยากนำทริคการบริหารจัดการในช่วง Pre Event มาฝากเหล่าสตาร์อัพทั้งหลาย ซึ่งเป็นหลักการบริหารจัดการด้านอีเวนท์  5 ข้อง่าย ๆ ทั้งยังสามารถนำไปใช้ประยุกต์กับงานอีเวนท์ได้ทุกประเภท เชื่อเถอะ!

 

 

คำถามที่ดีมักนำไปสู่คำตอบและผลลัพธ์ที่ดีเสมอ การจัดอีเวนท์ก็เช่นกัน คุณต้องถามตัวเองก่อน และต้องรู้ให้ได้ตั้งแต่เริ่มแรกว่า “ทำไมถึงจัดงานอีเวนท์นี้ขึ้นมา?”  “งานอีเวนท์นี้มีคุณค่ากับกลุ่มสตาร์ทอัพอย่างไร?” หรือ “อะไรคือเป้าหมาย (Goal) ที่คุณต้องการบรรลุจากการจัดงาน?”

 

นอกจากคำถามที่เราได้ยกตัวอย่างไปแล้ว ยังมีคำถามอีกร้อยแปดพันประการที่คุณสามารถหยิบขึ้นมาเป็นโจทย์เพื่อหาคำตอบ หากยิ่งถามได้ตรงจุดมากเท่าไหร่ การเตรียมงานช่วง Pre Event จะยิ่งมีความพร้อม และสามารถสร้างระบบบริหารจัดการงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

 

“จิตนาการสำคัญกว่าความรู้” ยังเป็นแนวคิดคลาสสิคที่ใช้ได้เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับขั้นตอนนี้ที่เหล่าสตาร์ทอัพต้องจินตนาการภาพของกลุ่มคนที่มางานของคุณให้ขาด ยิ่งร่างภาพได้ชัดเจนเห็นออกมาเป็นกลุ่มคน หรือยิ่งเจาะลึกลงไปถึงเพศและระดับขั้นของการใช้ชีวิตได้มากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งได้ข้อมูลที่ชัดมากสำหรับนำไปสร้างเนื้อหาคอนเทนต์ หรือสร้างพรีเซนเทชั่นที่จับใจคนมาร่วมงานได้มากที่สุด

 

หากใครยังไม่สามารถจิตนาการได้ตามกระบวนการที่เราบอก ทริคง่าย ๆ ที่เราอยากแนะนำก็คือ คุณอาจจะเก็บข้อมูลภาพร่างคร่าว ๆ เหล่านี้ได้จากฐานรายชื่อผู้เข้าร่วมงาน จากเมลล์ลิสต์ตอบรับร่วมงาน หรือเก็บข้อมูลจากช่องทางโซเชียลมีเดียที่ใช้ประชาสัมพันธ์งานออกไป

 

 

เป็นเรื่องที่ปฎิเสธไม่ได้เลยว่างานอีเวนท์ส่วนใหญ่ไม่ใช่งานสาธารณกุศล เป็นไปได้คงไม่มีผู้จัดคนไหนอยากแร่เนื้อเถือหนังให้ตัวเองขาดทุนแน่ ๆ ถ้าไม่อยากขาดทุนก็ต้องสร้างเป้าหมายในการสร้างเงิน หรือ ‘Cash Goal’ ให้เคลียร์เสียก่อนแต่เนิ่น ๆ

 

เป้าหมายการเงินที่คุณควรเซ็ตลิสต์ไว้แบบพื้นฐาน อย่างเช่น งานอีเวนท์นี้สามารถสร้างเงินได้เท่าไหร่ จุดคุ้มทุนที่เหมาะสมอยู่ตรงไหน หรือทั้งหมดทั้งมวลในการจัดงานมีค่าใช้จ่ายที่ต้องลงแรงไปก่อนเท่าไหร่ หากหาบทสรุปของ Cash Goal ได้ชัดเจนแล้ว คุณก็สามารถนำตัวเลขนี้ไปรวมกับค่าบัตร หรือนำไปใช้ระดมทุนกับสปอนเซอร์ ให้คุ้มแบบที่คุณไม่ต้องเจ็บตัวได้นั่นเอง

 

 

การเลือกวันจัดงานก็เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่น่าปวดหัวสำหรับคนจัดงานอีเวนท์ทุกรูปแบบ เทคนิคการเลือกวันจัดงานที่ดีที่สุด เรียบง่ายที่สุดที่เราอยากแนะนำก็คือ จิตนาการเอาเลยจากกลุ่มคนที่มาร่วมงาน ว่าคนเหล่านั้นน่าจะมีช่วงเวลาสะดวกมาร่วมงานวันไหน นอกจากวันที่สะดวกแล้วก็ยังต้องคิดในทางตรงข้ามด้วยว่าวันไหนคนกลุ่มนั้นไม่น่าจะสะดวกมาร่วมงาน ถ้ารู้ก็ควรหลีกเลี่ยงการจัดงานวันนั้นซะ

 

ในส่วนของผู้จัดงานเองก็ควรดูและเลือกวันที่คุณสามารถมีเวลาว่างจัดการกับงานได้อย่างเต็มรูปแบบ ถ้าทำได้ตามนี้รับรองเอาคนมาร่วมงานได้อยู่หมัดแน่นอน

 

 

อย่างที่บอกไปว่าสตาร์ทอัพส่วนใหญ่มักจะทำอีเวนท์เองแทบจะทุกกระบวนการ หลายครั้งหลายคราต้องเผชิญกับสถานการณ์ไม่คาดฝันที่เกิดขึ้น ถ้าแก้ไขได้ก็ดี แต่ถ้าแก้ไม่ได้ก็พัง

 

ดังนั้นถ้าไม่เหลือบ่ากว่าแรง หรือพอมีงบประมาณเหลือ วิธีการที่ดีที่สุดก็คือการจ้างมืออาชีพด้านการจัดอีเวนท์มาช่วยบ้างก็ดีนะ เพราะหากคุณได้ร่วมมือกับอีเวนท์แพลนเนอร์เก่ง ๆ มันมีค่าดั่งทองเลย

 

ประสบการณ์ของเขาจะช่วยให้การทำงานของคุณราบรื่น ลดปัญหาที่จะเกิดขึ้นหน้างาน หรือหากเกิดปัญหาก็สามารถจำกัดวงความเสียหายไม่ให้ลุกลามเลยเถิดจนงานต้องพัง ถือเป็นการรักษาต้นทุนด้านโอกาสที่คุณจะไม่ต้องเสียไปกับการเรียนรู้ด้านการทำอีเวนท์ตั้งแต่เริ่มต้น