5 วิธีรับมือกับการเปลี่ยนแปลงคำสั่งในนาทีสุดท้ายก่อนงานอีเวนท์เริ่ม
ในชีวิตของอีเวนท์แพลนเนอร์ สิ่งที่สร้างความเหนื่อยล้า ความกระอักกระอ่วนใจ พาลให้ประสาทเสียมากที่สุดในการรันงานอีเวนท์ ไม่ใช่ขั้นตอนการทำงานที่หนักหน่วง หากแต่เป็นคำสั่งที่ถูกเปลี่ยนแปลงจากลูกค้า แล้วยิ่งเป็นคำสั่งเปลี่ยนแปลงในช่วงวินาทีสุดท้ายก่อนงานจะเริ่มในไม่กี่นาที ก็ยิ่งสร้างความเครียด ความกดดันให้แก่อีเวนท์แพลนเนอร์ได้อีกเป็นทวีคูณ
เราจะมีวิธีคิดและวิธีการจัดการอย่างไรเพื่อลดความเสี่ยงไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้?
วันนี้ MKT Event เรามี 5 ทริค เพื่อจัดการหรือระงับการเปลี่ยนแปลงในวินาทีสุดท้ายมานำเสนอ ถ้าทำได้ตามนี้รับรองปัญหาวุ่นวายกวนใจทั้งหลายจะถูกขจัดไป ให้คุณสามารถรันงานอีเวนท์ได้อย่างราบรื่นแน่นอน
สิ่งแรกที่จะช่วยให้คุณสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในวินาทีสุดท้ายได้แบบมืออาชีพ นั่นคือการทำซ้ำรายละเอียดสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยเน้นตัวหนา ๆ ถึงผลกระทบด้านการจัดการต้นทุนในการจัดอีเวนท์ และกระบวนการด้านความสามารถในการจัดงานที่อาจจะลดลงหากเกิดการเปลี่ยนแปลงในวินาทีสุดท้าย ว่ามันอันตรายและคุ้มเสี่ยงหรือไม่ เพื่อให้ลูกค้าของคุณเห็นชัด ๆ
การตั้งวงจำกัดหรือความคาดหวังในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน การส่งมอบงาน หรือรายละเอียดการจัดงานไว้แต่เนิ่น ๆ ในสัญญาอย่างรัดกุม จะช่วยให้คุณจัดการกับการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพ
ขั้นตอนการสร้างงานอีเวนท์ที่เหล่าครีเอทีฟอีเวนท์ส่วนใหญ่ชอบ ก็คือช่วงเวลาที่พวกเขาได้คิดสร้างสรรค์งาน แล้วนำสิ่งที่คิดได้ไปแชร์ต่อให้ลูกค้าได้ฟังไอเดียสุดแสนบรรเจิดนี้ แต่ในขณะเดียวกันขั้นตอนนี้ก็อาจจะเป็นช่วงเวลาที่เป็นพิษได้เพราะมันคือช่วงเวลาทองที่ลูกค้าจะสามารถร้องขอให้เปลี่ยนแปลงโน่น นี่ นั่น ไปตามการสร้างสรรค์ของลูกค้าเช่นกัน
เมื่อมีคำขออะไรเกิดขึ้น ขอให้คุณตั้งใจรับฟังและเก็บมาคิดมาปรึกษากับคนในทีมให้ดีก่อน เพราะมูลค่าในการตอบตกลงแบบไม่คิด อาจมีสิ่งที่คุณต้องจ่ายแพงอย่างเจ็บปวด นั่นก็คือค่าใช้จ่ายและความยากในขั้นตอนการทำงานที่เพิ่มขึ้น
บ่อยครั้งที่อีเวนท์แพลนเนอร์ต้องตกไปสู่วังวนของการเปลี่ยนแปลงงานในวินาทีสุดท้าย ก็เพราะพวกเขาคิดไปเองว่าการทำงานแบบยืดหยุ่นได้ในทุกเรื่อง จะสามารถสร้างประสบการณ์ที่สุดแสนประทับใจให้แก่ลูกค้า
จริงอยู่ในการทำงานทุกอย่างต้องมีความยืดหยุ่น แต่มันไม่ใช่เรื่องดีแน่หากคุณยืดหยุ่นได้ทุกเรื่องจนสุดทาง เพราะถ้าทำได้ แน่นอนลูกค้าต้องมีเรื่องต่อรองจนสุดทางไปตั้งแต่เริ่มงานจนถึงวินาทีสุดท้าย คุณควรจำไว้ว่าในบางครั้งคุณต้องใจแข็งและเตือนตัวเองไว้เสมอว่าคุณมาสุดทางได้เท่านี้จริง ๆ จากนั้นก็พยายามอธิบายด้วยเหตุผลที่สมควรเพื่อดึงความคิดลูกค้าให้เห็นว่าการลดต้นทุนแบบถล่มทลายนั้นสร้างความอันตรายให้แก่งานอีเวนท์ที่กำลังจะเกิดขึ้นได้อย่างไร ถ้ามีเหตุผลที่เหมาะสมอย่างมืออาชีพ เชื่อว่าลูกค้าจะต้องรับฟังและเข้าใจแน่นอน
บ่อยครั้งอีกนั่นแหละที่อีเวนท์แพลนเนอร์หลายเจ้ามักจะมีความคิดแปลก ๆ เมื่อลูกค้าตกลงเซ็นต์เช็คจ้างทำงาน พวกเขาจะรู้สึกว่านี่เป็นความกรุณา เป็นบุญเป็นคุณ จนไม่ว่าลูกค้าจะพูดหรือจะทำอะไรเลยเถิดแค่ไหน ก็มองเห็นเป็นสิ่งที่ถูกต้องเสมอ หรือพูดง่าย ๆ คือ ‘ลูกค้าคือพระเจ้า’
ขอเตือนไว้ว่าความคิดแบบนี้ จะนำไปสู่การร้องขอเปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาสุดท้ายได้ในที่สุด เราจึงอยากให้คุณเปลี่ยนมายด์เซ็ทเสียใหม่ว่านี่เป็นการทำงานร่วมกันแบบมืออาชีพ ไม่มีใครต้องตอบแทนบุญคุณใคร อะไรที่ลูกค้าร้องขอมา ให้คุณคิดเสียว่านั่นคือประโยคสนทนาไม่ใช่คำสั่ง พอฟังแล้วต้องทบทวนว่าการร้องขอนั้นมันมีที่มาที่ไปอย่างไร และมันคุ้มเสี่ยงหรือไม่ถ้าต้องทำ ความเข้าใจตรงนี้จะทำให้คุณสร้างเงื่อนไขในการทำงานแบบประนีประนอมได้แบบมีเหตุผล
และอีกอย่างที่ต้องจำไว้เสมอว่าที่ลูกค้าจ้างคุณเพราะความสามารถและทักษะในการทำงานของคุณ ไม่ใช่เพราะคุณเป็น ‘มนุษย์ Yes’ ที่ใช่ไปเสียทุกอย่าง
บ่อยครั้งลูกค้าที่เราทำงานด้วยมักจะบ่นเรื่องของการลดต้นทุนในการทำงาน คุณควรปล่อยให้เขาพูด นิ่งและรับฟังปัญหาเขาให้จบ เมื่อพบว่าสิ่งที่เขาพูดนั้นอาจจะทำให้เกิดข้อเสนอในการทำงานที่ไม่เป็นธรรม วิธีการที่ฉลาดที่สุดคือพูดกับลูกค้าตรง ๆ ถ้าไม่สามารถยอมรับได้ก็บอกถึงความยากในการทำงาน รวมถึงผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นหากลูกค้ายังยืนกรานจะทำอย่างที่ตั้งใจ โดยพูดกับลูกค้าด้วยความสุภาพ แล้วนิ่งปล่อยเวลาให้เขาได้คิดตาม
ถ้าเขายืนกรานจะทำต่อ คุณก็อธิบายในเงื่อนไขการทำงานแบบประนีประนอม และหากมีวิธีอื่นที่จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ดีกว่า คุณก็ควรเสนอตัวเลือกอื่นให้เขาได้พิจารณาด้วย
